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Accès aux documents administratifs
Vous souhaitez consulter un certificat d’urbanisme ou un dossier scolaire ? Il s’agit de documents administratifs dont vous pouvez obtenir la communication, sous conditions. En cas de refus de l’administration concernée, vous pouvez saisir la Cada . Un éventuel recours contentieux est ensuite possible devant le juge administratif.
Quels sont les documents communicables ?
Le téléservice suivant permet de vérifier si un document administratif est communicable :
Un document administratif est produit ou reçu par un service de l’État , une collectivité territoriale ou un organisme chargé d’une mission de service public .
Par exemple, une préfecture, une mairie, une caisse de Sécurité sociale, Pôle emploi.
Il peut s’agir des document suivants : dossier, rapport, étude, compte rendu, procès verbal, statistique, directive, instruction, circulaire, note et réponse ministérielle, avis, code source, décision, enregistrement sonore, film .
La communication des documents administratifs suivants n’est pas possible ou est soumise à conditions :
Un document inachevé n’est pas communicable. Par exemple, un brouillon.
Un document préparatoire à une décision tant que la décision n’est pas prise
Une archive publique couverte par un secret protégé n’est pas communicable. Le secret peut être protégé entre 25 et 100 ans .
Par exemple, l’accès à un registre de naissance de l’état civil est possible au bout de 75 ans.
Un document concernant une personne nommément désignée est uniquement communicable à l’intéressé ou à ses mandataires .
Par exemple, son avocat. Toutefois, le document est communicable si l’administration peut préserver la confidentialité des informations en masquant les informations personnelles.
Un document comportant une mention sensible n’est pas communicable.
Par exemple, un avis du Conseil d’État et des juridictions administratives, un document d’une juridiction financière, un document d’instruction du Défenseur des droits , un document dont la consultation ou la diffusion porterait atteinte à à la sûreté de l’État.
Toutefois, leur communication partielle est possible si les mentions sensibles peuvent être cachées ou isolées du reste du document.
Les documents suivants, qui ne sont pas des documents administratifs, ne sont donc pas communicables :
Document à caractère juridictionnel . Par exemple, un jugement.
Document privé . Par exemple, un acte notarié.
Document de de l’Assemblée nationale ou du Sénat
Demande d’un document
Vous devez vous adresser à l’administration ou à l’organisme qui détient le document.
Dans certaines administrations, il y a une personne responsable de l’accès aux documents administratifs (PRADA) :
Personne responsable de l’accès aux documents administratifs
Votre demande peut être orale .
Toutefois, il est recommandé d’envoyer une lettre ou un mail et de conserver une copie datée en cas d’absence de réponse de l’administration.
Votre demande doit être précise pour que l’administration identifie le document souhaité.
Vous n’avez pas à motiver (c’est-à-dire justifier) votre demande.
L’administration n’est pas obligée de répondre à une demande abusive . Par exemple, demande d’une copie papier d’un document accessible en ligne.
À savoir
si le document est versé aux archives publiques, vous pouvez aussi vous adresser au service concerné des archives publiques.
Consultez l’annuaire des services publics d’archives :
Le service d’archives vous indique si nécessaire le délai au bout duquel le document archivé peut être communiqué.
Il vous indique aussi s’il est possible de demander un accès anticipé au document archivé.
En cas d’accord de l’administration
L’administration doit vous communiquer le document dans un délai d’un mois suivant la réception de votre demande.
Vous pouvez consulter le document gratuitement sur place s’il est sur support papier et que sa préservation le permet.
Si vous avez demandé de nombreux documents, l’administration a le droit de vous proposer de les consulter sur place.
L’administration peut aussi étaler dans le temps votre accès aux documents.
Vous pouvez recevoir gratuitement une copie du document par mail s’il est au format numérique.
Vous pouvez obtenir une copie papier ou sur CD-Rom , à vos frais, si cela ne nuit pas à la conservation du document et si le support demandé est compatible avec celui de l’administration.
Le coût dépend du support de transmission.
Il ne peut pas dépasser les tarifs suivants :
Support | Tarif maximum |
Papier | 0,18 € par page A4 (noir et blanc) |
Cédérom | 2,75 € |
En cas de refus de communication du document
Décision de refus
Cas général
L’administration peut refuser votre demande de communication par décision motivée .
Si l’administration ne répond pas dans le mois suivant la réception de votre demande, cela signifie qu’elle refuse votre demande (refus tacite).
Vous pouvez alors saisir la Cada .
Dossier médical détenu par un établissement public
L’administration peut refuser votre demande de communication par décision motivée .
Si le dossier médical a moins de 5 ans , l’administration doit répondre dans les 8 jours suivant la réception de votre demande.
Si le dossier médical a 5 ans ou plus , l’administration doit répondre dans les 2 mois suivant la réception de votre demande.
En l’absence de réponse dans ces délais, cela signifie que l’administration refuse votre demande.
Vous pouvez alors saisir la Cada .
Saisine de la Cada
La saisine de la Cada se fait dans les 2 mois suivant la notification de la décision écrite ou du refus tacite de l’administration.
Vous pouvez saisir la Cada par formulaire en ligne, par lettre ou mail .
Vous devez préciser votre identité, votre adresse, l’objet de votre demande, et joindre une copie de la décision de refus ou de votre demande restée sans réponse.
La commission enregistre votre demande et vous adresse un accusé de réception .
La démarche est gratuite .
Commission d’accès aux documents adminitratifs
En cas de refus d’une administration à votre demande de communication d’un document administratif, vous pouvez saisir la Cada .
Par formulaire en ligne
https://www.cada.fr/formulaire-de-saisine
Par courrier
TSA 50730
75334 PARIS CEDEX 07
Par courriel
Avis de la Cada
La Cada a 1 mois à partir de l’enregistrement de votre demande pour donner un avis sur la possibilité de vous communiquer le document.
Elle notifie son avis, par courrier ou par mail, à vous-même et à l’administration mise en cause.
**Même en cas d'avis favorable de la Cada, l'administration a le droit de confirmer son refus** .
Si l’administration garde le silence pendant 2 mois à partir de l’enregistrement de votre demande par la Cada, cela signifie qu’elle refuse votre demande de communication.
Si l’administration maintient son refus initial malgré l’avis favorable de la Cada, ou si elle confirme l’avis défavorable de la Cada, vous pouvez faire un recours contentieux devant le juge administratif.
À savoir
la Cada ne communique aucun document transmis par l’administration dans le cadre de l’instruction d’un dossier. Seule l’administration peut le faire.
Recours contentieux
Vous pouvez saisir le juge administratif dans les 2 mois suivant la décision implicite de refus de l’administration.
La décision implicite de refus intervient lorsque l’administration garde le silence pendant 2 mois à partir de l’enregistrement de votre demande par la Cada.
Exemple
Si la Cada enregistre votre demande le 1 er octobre 2021, la décision implicite de refus intervient le 1 er décembre 2021 en cas d’absence de réponse de l’administration. Vous avez alors jusqu’au 1 er février 2022 pour faire un recours contentieux.
Le tribunal compétent est celui où l’administration en cause a son siège.
Tribunal administratif
Le juge peut demander à l’administration mise en cause de lui transmettre tous les documents nécessaires à l’affaire, notamment les documents dont la communication a été refusée.
Si le juge estime que le refus de communication est illégal, il peut annuler la décision de refus de l’administration.
Dans ce cas, le juge peut aussi, à votre demande, exiger de l’administration qu’elle vous communique le document, éventuellement sous astreinte (avec pénalités de retard).
Si la décision du juge vous est défavorable, vous pouvez la contester en cassation devant le Conseil d’État .
Direction de l’information légale et administrative
02/08/2021
Questions / réponses
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A voir aussi :
Définitons
Collectivité territoriale : Commune, département, région, collectivité à statut particulier, collectivité d’outre-mer
Mandataire : Personne chargée par une autre de la représenter et d’agir en son nom
Décision implicite de rejet : Lorsque l’administration ne répond pas à un recours gracieux ou hiérarchique, le silence est assimilé à un rejet .
Contentieux : Qui peut être porté devant un tribunal. Par exemple contester une décision de l’administration en s’adressant au tribunal administratif.
Notification : Formalité par laquelle un acte de procédure ou une décision est porté à la connaissance d’une personne
Abréviations
Cada : Commission d’accès aux documents administratifs